Sprawozdania z realizacji zadań w ramach Narodowego Programu Rozwoju Czytelnictwa 2.0 za 2023 rok należy składać do 15 stycznia 2024 roku. Obowiązek złożenia raportu i informacji na temat wskaźników monitorowanych dotyczą bibliotek publicznych w Priorytecie 1. i 4. oraz bibliotek pedagogicznych, szkół i placówek wychowania przedszkolnego w Priorytecie 3. Inne terminy obowiązują dla Priorytetu 2. Dane służą ewaluacji NPRCz 2.0.
Wskazówki
- W przypadku bibliotek/innych Beneficjentów należy podać dane sumaryczne za bibliotekę główną wraz z filiami (wyjątek występuje w Kierunku interwencji 2.1)
- Przygotuj umowę. Będzie Ci potrzebna do wypełnienia danych w raporcie, np. numeru umowy, daty zawarcia umowy, kwoty dofinansowania/wkładu własnego. Przeczytaj raz jeszcze dokładnie warunki umowy – znajdziesz tam wiele przydatnych informacji.
- Przygotuj dane statystyczne wymagane w raporcie. Będą one niezbędne do uzupełnienia wskaźników zgodnie z zakresem danego Kierunku interwencji. Warto też mieć pod ręką raport złożony za poprzedni rok, ponieważ niektóre dane należy powtórzyć. Część potrzebnych danych przyda Ci się również do uzupełnienia formularza K-03 składanego do GUS.
- Przygotuj zestawienie faktur (i i innych dowodów finansowych lub dokumentów finansowych wykazanych w zestawieniu kosztów). Poproś o pomoc księgowość lub osobę odpowiedzialną za sprawy dotyczące rozliczeń finansowych, jeśli masz taką możliwość. Sprawdź, czy wszystkie płatności zostały uregulowane do ostatniego dnia okresu realizacji rozliczanej części zadania w roku, w którym otrzymano dofinansowanie.
- Sprawdź, czy otrzymałeś wiadomość/powiadomienie od operatora programu. Koniecznie zweryfikuj e-maile (także skrzynkę spam) do osób kontaktowych/odpowiedzialnych za realizację umowy, które były wskazane w umowie. Warto zadbać o bieżące informowanie operatora priorytetu o ewentualnych zmianach, np. adresu e-mail.
- Zawsze postępuj zgodnie z instrukcjami i wzorami przesłanymi/udostępnionymi przez operatora programu. Czytaj dokładnie przypisy, podpowiedzi i pouczenia zawarte w raporcie.
- Raport zawsze podpisuje osoba bądź osoby upoważnione do reprezentowania wskazane w zawartej umowie.
- Nie wypełniaj raportu odręcznie, tylko zawsze elektronicznie, a następnie wydrukuj dokument. W przypadku składania raportu w formie tradycyjnej (pocztowej) pamiętaj o wymaganych pieczęciach i podpisach w odpowiednich miejscach. Jeśli składasz elektroniczny podpis kwalifikowany zrób to na zapisanym wcześniej pliku PDF z takim rozszerzeniem.
- Do raportu dodaj wymagane załączniki. Beneficjenci Priorytetu 3. powinni pamiętać też o klauzuli informacyjnej.
- Nie zapomnij podać aktualnych danych, jeśli uległy zmianie, np.: zmiana dyrektora, siedziby, nazwy jednostki, danych adresowych, statusu prawnego. Należy wówczas dodać odpowiednie dokumenty potwierdzające daną zmianę, jeśli nastąpiła.
- Podaj i dokładnie sprawdź dane kontaktowe do osoby sporządzającej raport, tak by mogła szybko zareagować w przypadku konieczności dokonania korekty lub uzupełnienia raportu.
- Podawaj dane zgodnie z aktualnym stanem prawnym i faktycznym.
- Nie dodawaj nic od siebie, np. komentarzy, uwag, zbędnych informacji.
- Nie zmieniaj wzoru raportu i nie usuwaj jego komórek/fragmentów/stron.
- Podawaj zawsze konkrety, np. konkretną wartość. Nie należy podawać wartości liczbowych przybliżonych, np. około 200, prawie 50 itp.
- Złóż raport do odpowiedniego operatora priorytetu i w sposób wskazany przez operatora. Wyjątek stanowią Beneficjenci Priorytetu 3: tu organ prowadzący placówkę wychowania przedszkolnego, szkołę lub bibliotekę pedagogiczną składa raport do właściwego wojewody.
- W przypadku wątpliwości skontaktuj się z osobami odpowiedzialnymi za realizację danego Kierunku interwencji u operatora priorytetu. Pamiętaj, że w tym samym czasie próbuje dodzwonić się wiele osób, dlatego miej na uwadze zajęte linie telefoniczne. Jeśli wysłałeś e-maila z pytaniem do operatora, poczekaj na odpowiedź – zapewne Twój e-mail jest jednym z wielu wpływających w tym samym czasie.
- Nie dzwoń do innych osób pracujących w jednostce danego operatora – zapewne nie mają dostępu do danych. Konkretne osoby do kontaktu w danym Kierunku interwencji operatorzy podają na swoich stronach internetowych.
Pomocne linki
Wzory sprawozdań, pomoce i szczegółowe informacje dostępne są na stronach internetowych operatora danego priorytetu.
- Priorytet 1. Kierunek interwencji 1.1. Zakup i zdalny dostęp do nowości wydawniczych
Wzór raportu dostępny jest na stronie www Biblioteki Narodowej w sekcji Do pobrania. - Priorytet 1. Kierunek interwencji 1.2. Budowa ogólnokrajowej sieci bibliotecznej poprzez zintegrowany system zarządzania zasobami bibliotek
Wzór raportu biblioteki otrzymują e-mailem od operatora. - Priorytet 2. Kierunek interwencji 2.1. Infrastruktura bibliotek 2021–2025
Wzór raportu dostępny jest na stronie www Instytutu Książki w sekcji Materiały do pobrania. - Priorytet 3. Kierunek interwencji 3.1. Zakup nowości wydawniczych do placówek wychowania przedszkolnego
Wzór dostępny jest na stronie www MEN* lub stronie www właściwego kuratorium oświaty. - Priorytet 3. Kierunek interwencji. 3.2. Zakup nowości wydawniczych oraz elementów wyposażenia do bibliotek szkolnych i pedagogicznych
Wzór dostępny jest na stronie www MEN* lub stronie www właściwego kuratorium oświaty. - Priorytet 4. Kierunek interwencji 4.1. BLISKO – Biblioteka | Lokalność | Inicjatywy | Społeczność | Kooperacja | Oddolność
Należy zweryfikować w zawartej umowie bądź skontaktować się z Narodowym Centrum Kultury.
* 3 stycznia 2024 roku zmianie uległ adres URL strony www operatora priorytetu 3. po podziale Ministerstwa Edukacji i Nauki od 1 stycznia 2024 r.
Źródło zdjęć: freepik.com – zaozaa09