Jak napisać dobry wniosek?

Poradnik dla bibliotekarzy, czyli 11 kroków do osiągnięcia sukcesu.

Krok 1

Wymyśl projekt!

Najlepiej pomyśleć o projekcie jak o przyrządzaniu ulubionej potrawy lub układaniu elementów puzzli.

Przepis na sukces gwarantuje dobrze wyznaczony cel. Ma być po prostu realny i dostosowany do Twoich możliwości.
Nie wiesz jak to ugryźć? Zastanów się i sprawdź, czego brakuje w Twojej okolicy. Dostosuj projekt do potrzeb i oczekiwań lokalnej społeczności.
Projekt może być też rozwiązaniem dla zidentyfikowanego wcześniej problemu. Jeżeli wiesz, że w Twojej okolicy brakuje miejsca do rozmów przy kawie lub w pobliżu nie ma miejsca do spędzania czasu z rodziną, to pomyśl jak to zmienić wykorzystując siłę instytucji publicznej jaką jest biblioteka.
Zorganizuj burzę mózgów z Twoim zespołem lub giełdę pomysłów z lokalną społecznością.
Zrób listę składników w postaci mapy myśli. Rozłóż swój pomysł na czynniki pierwsze, dzięki czemu dostrzeżesz szanse i trudności w realizacji pomysłu. W ten sposób sprawisz, że Twój projekt będzie dobrze przemyślany i – co najważniejsze – atrakcyjny.
Modyfikuj przepis! Pamiętaj, że projekt powinien być określony w sposób elastyczny. Na wypadek wprowadzenia koniecznych lub nieplanowanych modyfikacji – jeżeli zabraknie jakiegoś składnika zastąp go innym, a gdy najzwyczajniej o czymś zapomnisz szukaj tzw. zamiennika.
Sprawdź inne przepisy. Można wzorować się na tradycyjnych przepisach lub dokonując zmian wynieść je na poziom restauracyjny. Często w założeniach danego programu podane są jak na tacy cele do zrealizowania i przykłady projektów, które można realizować.

WSKAZÓWKA

Każdy wniosek jest oceniany pod kątem zgodności z celami danego programu, atrakcyjności pomysłu i adekwatności podjętych działań do grupy odbiorców.

Krok 2

Określ odbiorców

Menu jest podstawą do przyciągnięcia klientów, tak Twoim celem jest przede wszystkim pozyskanie nowych użytkowników biblioteki i utrzymanie obecnych.

Angażuj osoby nieczytające, które zwiększą grono użytkowników biblioteki.
Zaproś innych do współpracy przy projekcie, np. pasjonatów, koła zainteresowań, grupy nieformalne, mieszkańców.
Kontynuuj współpracę z obecnymi użytkownikami biblioteki. Poprzez nowy projekt zapewnisz ciągłość innego projektu lub przygotujesz jego nową odsłonę. W ten sposób wyrobisz w użytkownikach nawyk do częstego odwiedzania biblioteki i zatrzymasz ich na dłużej.
Poznaj swoje otoczenie. Zrób badanie, analizę, przeprowadź ankietę i sprawdź, która grupa może stanowić potencjalnych odbiorców Twojego projektu.
Przeglądaj wyniki różnych badań, np. czytelnictwa i sprawdź, gdzie należy zadziałać. Przykładowo, w badaniach czytelnictwa można zauważyć, że mężczyźni czytają mniej niż kobiety. Wiesz, że dane demograficzne w gminie wskazują, że społeczeństwo się starzeje, zatem to właśnie do tych grup należy skierować projekt.
Sprawdź, jakie grupy odbiorców są preferowane w danym programie, do którego chcesz składać wniosek. W większości przypadków oceniany jest zasięg odbiorców projektu. Jeżeli projekt ma być skierowany do dzieci, to nie zapominaj o udziale ich rodziców.

WSKAZÓWKA

Każdy wniosek jest oceniany pod kątem doboru odbiorców projektu, rozpoznania potrzeb grupy docelowej, stopnia odpowiadania na ich potrzeby, liczbę/procent uczestników projektu, w tym odbiorców bezpośrednich i pośrednich. Oceniana jest też trwałość projektu, czyli efekty długofalowe umożliwiające kontynuację działań po zakończeniu projektu i dalszą integrację odbiorców.

Krok 3

Znajdź odpowiedni program

Możliwości jest naprawdę wiele!

Listę programów, grantów i dotacji przyznawanych przez różnorodne instytucje i inne podmioty przygotowało dla Ciebie Lustro Biblioteki.
Wszystko, co ważne w jednym miejscu! Każdy program zawiera informacje podane w przejrzystej formie pytań i odpowiedzi, dzięki czemu szybko poznasz najważniejsze wytyczne i wskazówki przydatne do napisania wniosku. Znajdziesz też przykłady projektów bibliotek, które otrzymały dofinansowanie.

SPRAWDŹ PROGRAMY

WSKAZÓWKA

Skorzystaj z terminarza naborów. Dzięki niemu możesz szybko sprawdzić, w jakich programach aktualnie składać wnioski, a także zaplanujesz udział w innych.

SPRAWDŹ TERMINARZ

Krok 4

Przeczytaj dokładnie wytyczne

To bardzo ważne, aby przed napisaniem wniosku zapoznać się z regulaminem danego programu. To właśnie tam znajdziesz potrzebne wskazówki.

Większość osób myśli, że regulamin to długa droga przez mękę. W rzeczywistości jest całkiem odwrotnie. Przeczytanie regulaminu zajmuje kilka minut. Operatorzy starają się pisać językiem zrozumiałym dla każdego, zaznaczać najważniejsze informacje lub przedstawiać je w formie tabelarycznej.
Zapisy regulaminu wydają się trudne tylko na początku. Po ponownym przeczytaniu będziesz wiedzieć wszystko, by złożyć wniosek zgodnie z jego stroną formalną.
Podpowiem Ci, że w większości regulaminu programów są skonstruowane na tych samych zasadach i składają się z tych samych elementów. Wiedza w tym zakresie ułatwi Ci później aplikację w innych programach.
W razie wątpliwości przeczytaj regulamin kilkakrotnie i podkreśl to, co jest istotne dla Ciebie. Wyciąg z regulaminu i podpowiedzi znajdziesz też w opisie każdego programu przygotowanego przez Lustro Biblioteki.
Korzystaj z przygotowanych przez operatorów programów instrukcji, wniosków wzorcowych, poradników i e-booków. Są one bardzo często publikowane wraz z ogłoszeniem programu.
Operatorzy często robią wyciąg z regulaminu, tj. przygotowują FAQ – listę pytań i odpowiedzi oraz instrukcje.
Przygotuj checklistę. Dzięki niej zweryfikujesz dokładnie, czy możesz aplikować do programu.

WSKAZÓWKA

Dobrym posunięciem, oprócz lektury regulaminu, jest analiza ramowych warunków umowy. Nie zawsze wzór jest publikowany, ale można poprosić o niego operatora. W postanowieniach umowy znajdziesz przydatne zapisy, które pomogą odpowiednio zaplanować Twój projekt zgodnie z regulaminem, włączając w to przygotowanie budżetu i późniejsze poprawne rozliczenie się z dofinansowania.

Krok 5

Sprawdź kryteria oceny i sposób opisu projektu

Gdy już wybierzesz odpowiedni program, do którego chcesz aplikować, koniecznie sprawdź: co jest oceniane przez operatora i jak powinien wyglądać opis Twojego projektu. Mając tę wiedzę rozpisz swój projekt tak, by mógł uzyskać maksymalną liczbę punktów.

W Twojej głowie od razu ułoży się schemat projektu i rzeczy, które trzeba w nim ująć.
Zyskasz przewagę, gdyż będziesz wiedzieć za co można otrzymać najwięcej punktów.
Pamiętaj, że cele Twojego projektu muszą pokrywać się i być spójne z celami programu.
Operator we wniosku zawsze prosi o podanie ogólnych informacji o projekcie, jego celu strategicznego, miejsca i sposobu realizacji, wskazanie grupy odbiorców i liczby osób uczestniczących w projekcie, opisania planowanych działań, efektów, rozpisanie harmonogramu i budżetu projektu oraz podanie informacji o współpracy z innymi podmiotami, danych kontaktowych, oświadczeń i załączników.
Sprawdź też, czy dysponujesz odpowiednią liczbą współpracowników do realizacji projektu. Jeżeli Twoja biblioteka jest jednoosobową instytucją zaproś do współpracy wolontariuszy lub przyjaciół biblioteki.
Zaplanuj strategię informacyjno-promocyjną swojego projektu, by dotrzeć do wybranej grupy odbiorców. Dobierz odpowiednio metody, ale nie porywaj się z motyką na słońce, ponieważ budżet w tym zakresie jest zazwyczaj ograniczany przez ramy budżetu programu.
Nie pisz zbyt ogólnie. Jeżeli wymieniasz, jakie działania podejmiesz, podawaj konkrety, np. ile warsztatów chcesz zrealizować, ile osób zaprosić do współpracy, kto obejmie patronat nad projektem (musi to być wcześniej potwierdzone z tym podmiotem, nie możesz ująć patronatu jako działanie planowane, które może nie dojść do skutku).
Pamiętaj, by opisane we wniosku efekty były zgodne ze wskaźnikami/rezultatami, które trzeba osiągnąć.
Wszystkie działania przedstawione w projekcie muszą znaleźć swoje odzwierciedlenie w harmonogramie i być tożsame z budżetem/preliminarzem projektu.

WSKAZÓWKA

Czasem kryteria oceny są przedstawione dość enigmatycznie przez co można je interpretować na różne sposoby i podpisać pod nie więcej niż to możliwe. To też sposób operatora na pewną elastyczność przy ocenie wniosków. Wówczas tworzy się kryteria treściowe spójne z głównymi, tak by przyznać wszystkim wnioskodawcom punkty sprawiedliwie i miarodajnie. Operatorzy – w szczególności fundacje i firmy – nie są zobowiązani do ich podawania publicznie.W tym przypadku nie ma też instrumentów, które pozwalałyby na wgląd do oceny szczegółowej wszystkich wniosków.

Krok 6

Opracuj harmonogram

Harmonogram wiąże projekt w całość i wpływa na terminową realizację założonych działań.

Harmonogram projektu nie może przekroczyć ram czasowych wskazanych przez operatora programu.
W harmonogramie uwzględnij czas na wszystkie planowane działania, by zdążyć je wykonać.
Zawsze zostaw sobie zapas na nieprzewidziane sytuacje, np. przesunięcia jednego z działań.
Sprawdź, czy w trakcie wyznaczonych ram czasowych przez operatora nie wypadają dni wolne, święta bądź urlopy współpracowników, które mogą kolidować z zaplanowanymi działaniami.
Sprawdź, czy w tym samym czasie nie są planowane inne wydarzenia w Twojej okolicy. Jeżeli tak, oceń czy nie będą one stanowić konkurencji dla powodzenia Twojego projektu. Możesz też nawiązać współpracę na tym polu i wpisać jedno ze swoich działań do programu danej imprezy (np. punkt zapisu do biblioteki, czytelnię pod chmurką, spotkanie autorskie, warsztaty rodzinne).
Harmonogram powinien być elastyczny, tak by wszystko udało się zaplanować, przygotować i zrealizować. Możesz zwrócić się do potencjalnych podwykonawców (np. autorów książek, czy są dostępni w wybranym okresie; czy lokalne media zechcą napisać o Twoim projekcie lub zamieścić ogłoszenie).
Sprawozdania z realizacji projektu są składane później, więc harmonogram nie powinien zawierać tego punktu.

WSKAZÓWKA

Pamiętaj, że czasem zmiany i przesunięcia w harmonogramie (zgodnie z zapisami późniejszej umowy) mogą wymagać akceptacji przez operatora programu. Miej przygotowany plan B na wypadek, gdyby jedno z działań nie powiodło się lub ktoś odmówił współpracy lub przyjazdu, albo miejsce do organizacji wydarzeń było niedostępne.

Przedstawione porady opieram na doświadczeniach zdobytych przy realizacji i koordynowaniu programów dla bibliotek,
a także na ponad 10-letnich analizach różnorodnych programów i list rankingowych. Częścią składową tego wszystkiego jest udzielanie patronatów
i wsparcie bibliotek przy działaniach marketingowych w trakcie realizacji ich projektów. Dziękuję też wielu bibliotekarzom za miłe spotkania,
dzięki którym mogłam lepiej wsłuchać się w Wasze oczekiwania. Doceniam Wasz wysiłek i wiem, ile pracy wkładacie w każde działanie poprawiające
lub odmieniające wizerunek swojej biblioteki, zmieniając jej ofertę na lepsze. Efekty, które obserwuję na żywo i on-line udowadniają,
że bibliotekarze mogą wiele osiągnąć!

Barbara Maria Morawiec

redaktor naczelna Lustra Biblioteki

Krok 7

Rozpisz budżet

Zacznij od sprawdzenia, jakie koszty są kwalifikowalne, a jakie nie przez operatora programu. Innymi słowy: na co dokładnie możesz wydać pieniądze.

Informacje o kwalifikowalności kosztów znajdziesz w regulaminie wybranego programu. Jeżeli operator ich nie podaje, sprawdź czy nie są zawarte w ramowych postanowieniach umowy lub zapytaj przedstawiciela operatora, co można uwzględnić w kosztorysie.
Informacje podane w budżecie muszą odpowiadać podejmowanym zadaniom, które wskazałeś w harmonogramie. Niczego nie pomijaj.
Kwoty za zakupy lub usługi ustalaj zgodnie z obowiązującymi przepisami w tym zakresie.
Sprawdź w regulaminie lub umowie, czy w kosztorysie można nie uwzględniać podatku od towarów i usług (VAT) w wysokości, w której podatnikowi przysługuje prawo do jego odzyskania lub rozliczenia w deklaracjach składanych do urzędu skarbowego.
Sprawdź, czy operator nie podaje wzorów wymaganych dokumentów do rozliczeń. Są one dobrą wskazówką dla Ciebie, jeżeli w ramach programu nie można zatrudnić księgowego.
Pamiętaj, że budżet należy rozliczyć zgodnie z harmonogramem projektu i programu. Najlepiej wykorzystać wszystkie środki. Niektórzy operatorzy wskazują sposób rozliczenia w przygotowanych przez siebie wzorach rozliczeń lub sprawozdaniach, którym czasem towarzyszą też przydatne instrukcje.
Zabezpiecz wkład własny. Nie jest on zawsze wymagany, ale z pewnością zwiększy Twoje szanse na zdobycie dofinansowania. Wkład własny jest też potwierdzeniem, że Twoja instytucja jest stabilna finansowo i prawidłowo zarządzana.

WSKAZÓWKA

Każdy beneficjent zobowiązany jest do prowadzenia dokumentacji finansowej zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa. Pamiętaj, by na wszystkie zakupy, usługi, zlecenia gromadzić faktury, umowy i inne potwierdzenia. Każdy jest zobowiązany do rozliczenia dofinansowania na warunkach określonych w umowie.

Krok 8

Wypełnij wniosek

Formularz wniosku jest po to, by Ci pomóc! To właśnie w nim udowadniasz, że Twój projekt jest możliwy do zrealizowania i zasługuje na wygraną.

Zawsze postępuj zgodnie z wytycznymi zawartymi w formularzu.
Wypełnij pola formularza jedno po drugim zgodnie z podpowiedziami.
Pisz poprawnie i prosto. Odpowiadaj zgodnie z poleceniem.
Nie przekraczaj dozwolonej liczby znaków. Oceniający nie lubią, gdy piszesz esej lub lejesz wodę, np. jeżeli trzeba opisać swoje doświadczenie przy już zrealizowanych projektach lub przy zaprezentowaniu swojej instytucji.
Nie dodawaj nic od siebie, jeżeli nie ma takiego pola w formularzu. Za błąd formalny przy wypełnieniu wniosku może być uznana źle postawiona kreska, np. w polu którego nie należy wypełniać. Nie pisz w sposób błagający, nie obiecuj gruszek na wierzbie ani nie zakłamuj rzeczywistości.
Sprawdź, jakie kryteria formalne i merytoryczne są oceniane przez operatora programu. To wskazówki przydatne do uwzględnienia tego, co potrzebne.
Dołącz do wniosku załączniki, które są wymagane.
Wzoruj się na przykładowo wypełnionych wnioskach, które są często publikowane przez operatorów. Możesz też poprosić o pomoc inną bibliotekę, która otrzymała dofinansowanie.
Wskazane jest odniesienie się do badań własnych lub realizowanych przez inne podmioty, które potwierdzą wskazane przez Ciebie twierdzenia, np. uzasadnić dobór takiej a nie innej grupy odbiorców, zidentyfikować problem, który ma rozwiązać pozyskane dofinansowanie.

WSKAZÓWKA

Każdy wniosek jest oceniany pod kątem formalnym bardzo skrupulatnie. Nawet gdy Twój projekt będzie rewelacyjny, a nie wypełnisz podstawowych pól w formularzu lub gdy nie dołączysz wymaganych załączników, to zostanie odrzucony. Jeżeli nie czujesz się na siłach, zawsze możesz zatrudnić specjalistów do napisania wniosku, ale nie masz nigdy gwarancji powodzenia. Pomocne rady i wskazówki nieodpłatnie przygotowało dla Ciebie Lustro BIblioteki – wykorzystaj to!

Krok 9

Złóż wniosek

Jesteś na ostatniej prostej, ale upewnij się czy nic nie stoi na przeszkodzie.

Zawsze postępuj zgodnie ze sposobem podanym przez operatora. Nie wysyłaj wniosku pocztą tradycyjną, jeżeli trzeba go złożyć online. Nie wypełniaj wniosku ręcznie i nie przesyłaj skanu, jeżeli składanie wniosków odbywa się poprzez e-mail.
Zweryfikuj, czy wypełniłeś wszystkie strony, pola i czy wniosek jest kompletny.
Sprawdź, jakie są wymagane załączniki i nie zapomnij ich dołączyć do wniosku. Załączniki potwierdzające prawidłową reprezentację, odpis z RIK czy pełnomocnictwa, można przygotować wcześniej.
Sprawdź podpisy elektroniczne. Najbardziej adekwatnym i rekomendowanym podpisem równoznacznym ze złożonym własnoręcznie jest kwalifikowany podpis elektroniczny. Czasem można złożyć podpis używając Profilu Zaufanego. Wytyczne w tym zakresie powinny być podane przez operatora. Wklejenie skanu swojego podpisu jest niepoprawne.
Sprawdź pieczęcie i podpisy na wniosku, który należy wypełnić w formie tradycyjnej.
Wniosek podpisuje zawsze osoba uprawniona do reprezentacji biblioteki lub osoba mająca stosowne pełnomocnictwo w tym zakresie. Należy to potwierdzić odpowiednim i aktualnym dokumentem do umocowania.
Pamiętaj, by upewnić się, że osoba uprawniona do reprezentacji biblioteki będzie dostępna i mogła podpisać wniosek w terminie.
Sprawdź raz jeszcze dane swoje kontaktowe, by otrzymać informację zwrotną o wynikach lub by umożliwić kontakt operatorowi. Najlepiej we wniosku podać numer telefonu komórkowego, by ułatwić kontakt.
Wniosek przygotuj wcześniej, aby mieć czas na jego finalne sprawdzenie przed złożeniem.
Złóż wniosek w wyznaczony przez operatora sposób i terminie oraz zaciśnij kciuki.

WSKAZÓWKA

Skorzystaj z wcześniej przygotowanej checklisty, aby zweryfikować dokładnie czy wszystko masz zapięte na ostatni guzik.
Lepiej złożyć wniosek zaraz po ogłoszeniu naboru. W przypadku błędów i uchybień formalnych operator może się z Tobą skontaktować, co daje szansę na korektę lub uzupełnienie wniosku. Składając wcześniej wniosek w trybie on-line unikniesz również nieplanowanych przerw w działaniu systemu.
Nie zawsze operatorzy programów umożliwiają złożenie korekty wniosku lub kontaktują się, by poprawić błędy, dlatego składając wniosek musisz zawsze brać pod uwagę, że to jego ostateczna wersja. Pamiętaj, że wniosek jest integralnym załącznikiem do umowy.

Krok 10

Oczekuj na decyzję

To chwila na oddech, ale i trening uważności.

Sprawdzaj codziennie na stronie internetowej operatora, czy nie opublikowano już wyników. Pamiętaj, że nie wszyscy operatorzy podają termin ogłoszenia wyników w regulaminie.
Sprawdzaj też system przez który składałeś wniosek w trybie on-line. Często właśnie tam są wcześniej podawane informacje o pozytywnej decyzji, odrzuceniu wniosku lub możliwości złożenia odwołania.
Na każdym etapie od złożenia wniosku sprawdzaj pocztę, skrzynkę ze spamem. Jeżeli skrzynkę e-mailową biblioteki obsługuje wiele osób, uprzedź współpracowników o możliwej wiadomości od operatora programu.
Jeżeli przeoczysz e-maila z wiadomością od operatora i nie odpowiesz we wskazanym terminie, Twój wniosek zostanie zapewne odrzucony co jest równoznaczne z nieprzyznaniem dofinansowania.
Czekając na decyzję możesz przygotować inne dokumenty, które operator będzie wymagać w przypadku podpisania umowy.

WSKAZÓWKA

Bądź czujny! W przypadku złożenia dużej liczby wniosków, operator może zdecydować o zmianie terminu ogłoszenia wyników.

Skorzystaj z terminarza programów przygotowanego przez Lustro Biblioteki. Dzięki niemu dowiesz się, kiedy są planowane terminy ogłoszenia wyników.